【ビジネス自動化革命】激務サラリーマンが月100万円を「寝ながら稼ぐ」外注化戦略第2弾：実装・システム編

任せる仕組み構築

6-1. 定型化による作業標準化

定型化とは「毎回同じやり方をやる」こと

定型化は外注化成功の根幹となる技術です。作業を標準化することで、誰がやっても同じクオリティを保てるようになります。

定型化の3大メリット

毎回手順を考える時間を削減
迷いによるミスを防止
作業品質の安定化

実践例：パソコンクリーニングの定型化

❌ 定型化前

• その日の気分で作業順序が変わる
• クリーニング用品の選択が曖昧
• 作業時間にばらつき（30分〜90分）
• 仕上がりにムラがある

✅ 定型化後

• 外装→キーボード→内部の固定順序
• 使用道具を事前に準備リスト化
• 作業時間を45分に統一
• 一定品質を保証

雛形（ひながた）の作成技術

頻繁に発生するコミュニケーションや作業の対応方法を事前に決めておくことで、外注さんの判断に迷いがなくなります。

クレーム対応雛形の実例

1. まず、秒で真摯に謝る
「この度はご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません」
2. 発生原因の説明と対策を明記
「検査工程で○○の確認が不十分でした。今後は△△を実施いたします」
3. 代品納入または返金の提示
「代品をご用意するか、全額返金いたします。ご希望をお聞かせください」

6-2. ルール化で例外処理を制御

ルール化は「条件分岐の事前決定」

「ある条件になったら〇〇をする」というIF-THEN型のルールを作ることで、外注さんが迷わず適切な判断を下せるようになります。

包装資材切れのルール

条件：包装資材がなくなった場合

対応：次の仕事に取り掛かり、資材到着まで待機

報告：Slackで即座に在庫切れを報告

不具合発見時のルール

条件：修理困難な不具合を発見

対応：作業を中断し、写真を撮影

報告：30分以内に状況を詳細報告

高度なルール化：段階的判断システム

判断をExcel関数で行う事例

複雑な価格設定は、ExcelやGoogleスプレッドシートの関数を使って自動化します。これにより、誰でも同じ基準で価格を算出できます。

以下の例はExcelでB2に仕入れ価格を入力し、5000円より安ければ仕入れ値の２.5倍。

20000円より安ければ仕入れ値の2倍、それ以上なら１.8倍に設定してC2：算出価格とし、D2に史上最安値価格を設定してC2と比較し最安値よりも高ければ最安値価格から500円引いて売値を決めるロジックです。

Excel関数でふだん行なっている判断を定型化することは可能です。

// 商品価格決定ルール(ロジック）
IF (仕入価格 < 5000円) THEN
    販売価格 = 仕入価格 × 2.5
ELSE IF (仕入価格 < 20000円) THEN
    販売価格 = 仕入価格 × 2.0
ELSE
    販売価格 = 仕入価格 × 1.8
END IF

// 最終チェック
IF (市場最安値 < 算出価格) THEN
    販売価格 = 市場最安値 - 500円
END IF

                 
# Excel関数による設定事例

=IF(B2<5000, B2*2.5, IF(B2<20000, B2*2, B2*1.8))

# 市場価格を考慮した最終価格

=IF(C2>D2, D2-500, C2)

※ B2: 仕入価格, C2: 算出価格, D2: 市場最安値

6-3. 作業のカンタン化・シンプル化

カンタン化の3ステップ

1

作業をかみくだく

複雑な作業を小さな単位に分解

2

難しい作業をカンタンに

方法を変更して難易度を下げる

3

省けるものは省く

本当に必要な工程のみ残す

実践例：写真撮影のシンプル化

複雑な撮影（従来）

• 背景の片付けと設置
• 日の入り方を考慮した配置
• 構図を研究して再現
• 複数枚から最適なものを選択
• 写真編集ソフトで加工

⏰ 所要時間：30-45分

シンプル撮影（外注化）

• 指定した構図パターンを再現
• 10枚の写真を指示通りに撮影
• Googleドライブに自動アップロード
• 編集不要、そのまま使用
• チェックリストで品質確認

⏰ 所要時間：10-15分

シンプル化の判断基準

外注化では自分のこだわりを整理し、本当に必要な品質水準を見極めることが重要です。

K

著者の気づき

7年間の外注化実践より

"完璧を求めすぎると外注化は失敗する。お客様が本当に求める品質レベルを見極め、そこに合わせてシンプル化することで、コストを抑えながら満足度を維持できる。私の場合、写真撮影のクオリティを80%に下げたことで、作業時間が3分の1になり、外注コストも大幅に削減できた。"

6-4. マニュアル化の実践技術

マニュアル作成の戦略的順序

効率的なマニュアル作成には正しい順序があります。最終工程から逆算することで、より実用的なマニュアルが完成します。

推奨順序：最終工程から作成

出荷

最もシンプル

販売

定型化しやすい

加工

中程度の複雑さ

仕入

最も複雑

高品質マニュアルの構成要素

必須項目

• 作業の目的と重要性
• 必要な道具・材料リスト
• ステップバイステップの手順
• 品質チェックポイント
• よくある失敗と対策
• 完了基準の明確化

効果的な要素

• 写真・動画による視覚的説明
• 時間の目安表示
• トラブルシューティング
• 改善提案の仕組み
• 習熟度別の応用技術
• フィードバック欄

マニュアルを活用した継続改善

マニュアルは作成して終わりではありません。継続的な改善により、業務効率と品質の両立を実現します。

改善サイクル（PDCA）

P

Plan

マニュアル作成・改善計画

D

Do

マニュアルに沿った実行

C

Check

結果の検証・分析

A

Action

マニュアル更新・標準化

07

システム化スキル

7-1. システム思考の基礎

システムとは「目的を達成する仕組み」

システム化とは、バラバラの作業を一つの流れに統合し、効率的に目的を達成する仕組みを作ることです。

システムの3要素

Input

必要な材料・情報

Process

加工・変換処理

Output

望む結果・成果物

システム設計の基本プロセス

1

欲しい結果（Output）を明確にする

「何のために」「どんな状態になれば成功か」を具体的に定義

2

必要な入力（Input）を決定する

結果を得るために「何が必要か」をリストアップ

3

加工プロセス（Process）を設計する

InputからOutputまでの変換過程を詳細設計

実例：パソコン検査システムの設計

Input

• クリーニング済みPC
• セッティング完了PC
• 検査チェックリスト
• 検査用ツール

Process

• 外観チェック
• 動作確認テスト
• 性能測定
• 結果記録

Output

• 検査合格PC
• 品質保証書
• 詳細検査データ
• 出品用情報

システム導入効果

効率面

• 検査時間：90分→45分
• 手戻り率：25%→5%
• 処理能力：1日3台→6台

品質面

• 検査漏れ：95%削減
• 顧客満足度：85%→96%
• 返品率：8%→2%

7-2. 知識ゼロからのシステム構築

基本的なアプローチ

技術的な知識がなくても、正しい手順を踏めば効果的なシステムを構築できます。

1

システムの要件を書き出す

「何をしたいか」「どんな機能が必要か」を具体的にリストアップ

例：在庫管理システムの要件

• 商品の入庫・出庫を記録したい
• 現在の在庫数をすぐに確認したい
• 売上データと連動させたい
• 外注さんでも簡単に操作できるようにしたい

2

技術的にわからない内容を抽出する

自分では解決できない技術的な課題を明確化

                                    わからないポイントの例：
                                    • Googleスプレッドシートで自動計算する方法
• フォームから送信したデータを集計する方法
• データを見やすいグラフにする方法

                                

3

わからない内容をGoogle検索

具体的なキーワードで検索し、信頼できる情報源を見つける

検索のコツ：

• 「Google スプレッドシート在庫管理作り方」
• 「Googleフォームデータ集計自動化」
• 「初心者でも分かる」「テンプレート付き」を含める

4

分かりやすい情報源を「一つ」選んで実行

複数の方法に迷わず、まず一つの方法を完全に実行する

5

情報が多い時は噛み砕く

複雑な情報を自分のレベルに合わせて細分化し、一つずつ実装

実践例：バッチファイルの作成

「必要なソフトを順番に起動するバッチ処理」を作りたい場合の実例を紹介します。

検索→発見→実装

検索クエリ

"バッチファイル複数ソフト起動順番"

発見した方法

「.batファイルにstart文を記述」

実装

コピー&ペーストで完了

作成されたバッチファイル

@echo off
echo システム起動中...

REM Excel起動
start "" "C:\Program Files\Microsoft Office\EXCEL.EXE"

REM 5秒待機
timeout /t 5

REM Chrome起動
start "" "C:\Program Files\Google\Chrome\Application\chrome.exe"

REM 3秒待機
timeout /t 3

REM Slack起動
start "" "%LOCALAPPDATA%\Slack\Slack.exe"

echo 起動完了！
pause

7-3. 紙と鉛筆システムから始める

アナログシステムの威力

デジタル化する前に、紙と鉛筆でシステムを設計することで、本当に必要な機能が見えてきます。

アナログ優先の理由

即座に開始：特別なツールや知識不要
柔軟な修正：いつでも書き直し、改善可能
本質の把握：複雑な機能に惑わされない
コスト不要：初期投資ゼロで始められる

実例1：在庫管理の紙システム

ノート管理法

日付入荷数出荷数在庫

3/15 +5 -2 8

3/16 +3 -4 7

3/17 +0 -1 6

得られる情報

• 毎日の受払数字を把握
• 物の動きが一目で分かる
• 発注タイミングを判断
• 売れ筋商品の特定
• 在庫回転率の計算

実例2：作業履歴管理システム

マスキングテープ管理法

方法：

• 作業内容をメモ帳に手書き
• マスキングテープでPCに貼付
• 完了したら剥がしてゴミ箱

効果：

• 重複作業を防止
• 進捗状況が一目で分かる
• 外注さんでも理解しやすい

08

AI活用システム構築

8-1. AIツールを使ったシステム設計

AI時代の外注化戦略

AIツールの進歩により、従来は専門知識が必要だったシステム構築が、誰でも実現可能になりました。外注化と組み合わせることで、さらなる効率化が期待できます。

AI活用の3つのメリット

知識不要

専門知識がなくてもプロレベルのシステムを構築

高速開発

数時間で完成するシステム開発

低コスト

従来の開発コストの1/10以下

AI活用システム構築の5ステップ

1

要件をAIに説明する

「何を実現したいか」を自然な言葉でAIに伝える

2

AIが提案するソリューションを選択

複数の案から最適な方法を選ぶ

3

AIが自動生成したコード・設定を実装

コピー&ペーストで実装完了

4

テストと調整をAIと共同で実施

問題があればAIに相談して解決

5

運用開始と継続改善

使いながら改善点をAIと相談

実践例：ChatGPTを使った商品説明文自動生成

パソコン販売での商品説明文作成をAIで自動作成した実例です。

Before（手動作成）

• 所要時間：1商品15-20分
• 文章の品質にムラあり
• キーワード選定に悩む
• コピペ感のある似た説明
• 疲れると質が下がる

After（AI生成）

• 所要時間：1商品2-3分
• 安定した高品質な文章
• SEOキーワード自動選定
• 商品ごとにユニークな説明
• 24時間同品質で生成

ChatGPTを使った説明分の作成

商品データ ChatGPTへ入力完成説明文

商品データをChatGPTに入力 → ChatGPTで作成 → 出力内容をコピーペースト（手動で微調整）

8-2. 自動化プロセスの構築

Google Workspace活用術

Googleの無料ツール群を使えば、高度な自動化システムを構築できます。

Googleスプレッドシート

データベース・計算エンジンとして活用

Googleフォーム

データ入力・収集の自動化

Googleドライブ

ファイル管理・共有の中核

実装例：完全自動化された出品システム

システムフロー

1

Googleフォームで商品情報を入力

2

スプレッドシートで出品データを連携

3

スプレッドシートで商品説明文を自動生成

4

各販売サイトに出品（コピーペースト）

この仕組みの実装例を見てやってみる

8-3. 次世代システム構築法（将来的に可能なこと）

No-Code/Low-Codeプラットフォーム活用

プログラミング知識不要で高度なシステムを構築できるプラットフォームが続々登場しています。

推奨プラットフォーム

Zapier

アプリ間の自動連携

Airtable

高機能データベース

Notion

オールインワン管理

活用効果

開発時間 90%短縮

開発コスト 95%削減

メンテナンス性大幅向上

拡張性柔軟対応

未来予測：AI時代の外注化戦略

次の5年で変わること

AI労働者の台頭

• 24時間稼働するAIワーカー
• 人間レベルの作業品質
• 大幅なコスト削減

ハイブリッド外注化

• AI + 人間の協働体制
• 創造性と効率性の両立
• 新しい管理手法の確立

🚀 AI革命の扉を開く

外注化システムの最終形態、それはAIとの協働です。あなたのビジネスを完全自動化し、収益を最大化する次世代の戦略がここにあります。

AI革命の詳細を見る

09

外注化実装事例

9-1. パソコン再生販売での実装

私の外注化実装例

7年間の実践で構築したパソコン再生販売の外注化システムをすべて公開します。

外注化済み作業

✅ 仕入れ検品（入荷時の台帳記録）
✅ クリーニング（マニュアル化完了）
✅ セッティング（自動化＋外注化）
✅ 検査（Googleフォーム入力）
✅ 撮影（構図統一で簡素化）
✅ 出品登録（検査記録から自動生成）
✅ 販売・出荷（外注倉庫活用）

私が継続する作業

🎯 仕入れ判断（商品選定）
🎯 出品価格決定（値決め）
🎯 困難な修理作業
🎯 戦略立案・方針決定
🎯 品質管理・改善指示
🎯 新規外注さんの教育
🎯 顧客対応（重要案件のみ）

外注化による変化

90%

作業時間削減

3倍

処理能力向上

安定

月収30-80万円

6年

継続実績

段階的実装のタイムライン

どの順序で外注化を進めたかの詳細記録です。

1年目

基盤づくり

作業の標準化とマニュアル作成。一人でもすべて回せる仕組みを構築。

• 作業フローの文書化
• 基本マニュアルの作成
• 品質基準の確立

2年目

初回外注化

最も単純なクリーニング作業から外注化開始。

• クリーニング作業の外注化
• 外注さんの採用・教育
• 品質管理システムの導入

3年目

システム化推進

Googleツールを活用したデータ管理システムを構築。

• Googleフォーム活用開始
• 在庫管理システム導入
• 撮影作業の外注化

4年目

高度自動化

出品作業の自動化と外注倉庫の活用開始。

• 商品説明文の自動生成
• 外注倉庫での出荷代行
• マネージャー制の導入

5年目

完全自動化達成

ほぼすべての作業が外注化・自動化され、戦略立案に集中。

• AI活用による品質チェック
• 完全自動化システムの完成
• 新規事業への展開開始

9-2. 倉庫外注化の威力

外注倉庫（3PL）活用のインパクト

オープンロジなどの外注倉庫を活用することで、物理的な作業から完全に解放されます。

Before（自分で梱包・出荷）

梱包作業時間 1件15分

出荷作業毎日コンビニ通い

梱包材コスト月2万円

保管場所自宅占拠

対応時間日中のみ

After（外注倉庫活用）

私の作業時間 1件1分

出荷作業スマホで指示のみ

梱包材コスト不要

保管場所プロ倉庫

対応時間 12時まで当日出荷

外注倉庫のメリット
                                運営面
                                • 商品を入庫後、売れたら出荷指示のみ
• 通勤電車内で出荷指示完了
• 当日12時までなら当日発送
• 作業時間ほぼゼロ

                            

                                品質面
                                • プロフェッショナル品質の梱包
• 梱包資材費不要
• 配送トラブル対応も代行
• 在庫管理の精度向上

                            

外注倉庫活用の採算性

コスト面での分析と、成功する商品の条件を解説します。

必要な条件

商品単価の目安

• 最低販売価格：15,000円以上
• 利益率：30%以上
• 月間販売数：20台以上

コスト構造

• 入庫手数料：300円/件
• 保管料：50円/日・台
• 出荷手数料：500円/件
• 梱包材費：込み

成

外注倉庫導入後の変化

導入1年後の実感

"外注倉庫を導入してから、物理的な制約から完全に解放されました。旅行中でも売上が上がり続け、本業の出張中も安心して業務に集中できます。初期投資として月額固定費はかかりますが、それ以上の価値があります。"

5時間/週

作業時間削減

1.5倍

売上向上

ゼロ

出荷ミス

目次

第6章：任せる仕組み構築

第7章：システム化スキル

第8章：AI活用システム構築

第9章：外注化実装事例

任せる仕組み構築

6-1. 定型化による作業標準化

定型化とは「毎回同じやり方をやる」こと

定型化の3大メリット

実践例：パソコンクリーニングの定型化

❌ 定型化前

✅ 定型化後

雛形（ひながた）の作成技術

クレーム対応雛形の実例

6-2. ルール化で例外処理を制御

ルール化は「条件分岐の事前決定」

包装資材切れのルール

不具合発見時のルール

高度なルール化：段階的判断システム

判断をExcel関数で行う事例

6-3. 作業のカンタン化・シンプル化

カンタン化の3ステップ

作業をかみくだく

難しい作業をカンタンに

省けるものは省く

実践例：写真撮影のシンプル化

複雑な撮影（従来）

シンプル撮影（外注化）

シンプル化の判断基準

6-4. マニュアル化の実践技術

マニュアル作成の戦略的順序

推奨順序：最終工程から作成

高品質マニュアルの構成要素

必須項目

効果的な要素

マニュアルを活用した継続改善

改善サイクル（PDCA）

Plan

Do

Check

Action

システム化スキル

7-1. システム思考の基礎

システムとは「目的を達成する仕組み」

システムの3要素

Input

Process

Output

システム設計の基本プロセス

欲しい結果（Output）を明確にする

必要な入力（Input）を決定する

加工プロセス（Process）を設計する

実例：パソコン検査システムの設計

Input

Process

Output

システム導入効果

効率面

品質面

7-2. 知識ゼロからのシステム構築

基本的なアプローチ

システムの要件を書き出す

技術的にわからない内容を抽出する

わからない内容をGoogle検索

分かりやすい情報源を「一つ」選んで実行

情報が多い時は噛み砕く

実践例：バッチファイルの作成

検索→発見→実装

検索クエリ

発見した方法

実装

作成されたバッチファイル

7-3. 紙と鉛筆システムから始める

アナログシステムの威力

アナログ優先の理由

実例1：在庫管理の紙システム

ノート管理法

得られる情報

実例2：作業履歴管理システム

マスキングテープ管理法